Mit Beginn des Veranlagungszeitraums 2023 tritt eine wesentliche Änderung bei der elektronischen Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen in Kraft, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer direkt betrifft. Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 23.1.2024 klargestellt, dass die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) nun zwingend für diesen Prozess erforderlich ist. Diese Änderung folgt auf die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) zum Ende des Jahres 2022. Hier sind die weiteren Folgen zusammengefasst:
- Mitteilung der IdNr. durch das Finanzamt: Falls ein Arbeitnehmer seine IdNr. trotz Aufforderung nicht mitteilt, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, beim zuständigen Finanzamt für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung einzureichen und dort die IdNr. des Arbeitnehmers zu erfragen. Dazu muss der Arbeitgeber Name, Geburtsdatum und Anschrift des Arbeitnehmers angeben. Eine Zustimmung des Arbeitnehmers ist dafür nicht erforderlich.
- Möglichkeit eines generellen Antrags beim Finanzamt: Unabhängig davon können Arbeitgeber die Zuteilung oder Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer beim zuständigen Finanzamt beantragen, sofern sie durch den Arbeitnehmer dazu bevollmächtigt wurden.
- Folgen bei Nichtvorlage der IdNr.: Wenn ein Arbeitnehmer die IdNr. nicht vorlegt und der Arbeitgeber sie auch nicht über die beschriebenen Wege ermitteln kann, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der ungünstigeren Steuerklasse VI berechnen. Dies gilt insbesondere für bestimmte Arbeitnehmergruppen, wie etwa Betriebsrentner, die im Ausland leben, oder kurzfristig Beschäftigte, die ihre IdNr. nicht mitgeteilt haben.
Ausnahmen: Sollte der Arbeitnehmer für das Fehlen seiner IdNr. keine Verantwortung tragen, beispielsweise aufgrund unvorhergesehener Umstände, oder sollten technische Probleme die Ermittlung der IdNr. behindern, ist dem Arbeitgeber gestattet, vorübergehend für eine Dauer von bis zu drei Monaten eine geschätzte Steuerklasse für die Lohnsteuerberechnung zu verwenden. Diese geschätzte Steuerklasse muss auf einer fundierten Schätzung basieren, die so genau wie möglich der tatsächlichen Steuerklasse des Arbeitnehmers entspricht.